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自治体導入事例｜四万十市学校事務支援室様

学校現場の連絡業務が飛躍的に向上！
教員の口コミで広がる保護者連絡の効率化

※こちらの内容は取材時2023年9月のものです。

四万十市学校事務支援室
芝様

四万十市は、保護者と学校間のコミュニケーションを円滑にし、先生の業務負担を減らすため、「tetoru（テトル）」を同市内の小中学校12校に導入しました。これにより、従来の電話や連絡帳などで行われていたコミュニケーションがデジタル化され、学校からの連絡配信や保護者からの欠席連絡がオンラインで管理できるようになります。

導入の目的	働き方改革の観点で保護者連絡のデジタル化を進め学校現場の業務効率化を図る
導入の決め手	シンプルで使いやすい操作性は先生の業務改善にも有効だと感じた

今まで手作業で行っていた作業が簡略化され
「tetoruがあって本当によかった」と実感しています。

元々学校から保護者への連絡はメール配信システムを活用していました。
特にコロナ禍では急な休校や休校延長がある度、まずはメールを送り、その後先生たちが「メールを見てくれましたか？」という電話がけを各家庭に行っていました。
しかし今となってはtetoruを利用することで突発的なお知らせも直ぐに送ることができるため大変便利に使わせていただいております。
加えて、特に利便性を実感したのは、急ぎで生徒に渡したいプリントがある場合です。

例えば低学年の場合、通常14時や15時に帰宅するため、先生は昼休み中にプリントを作成し管理職の確認を経て印刷し配布する流れになります。
しかしtetoruの場合、プリントをPDF化し保護者に直接通知できるため、生徒たちに急いでプリントを渡す必要がなく、余裕をもってプリント作成を行い、発信することができます。
今まで先生たちが手作業で行っていた作業が簡略化され「tetoruがあって本当によかった」と実感しています。

また、集金の振替依頼についてもtetoruを活用しています。
まず全ての家庭に振替依頼のお知らせを配信し、振替が出来なかった家庭がいる場合は臨時でグループを作成し再振替のお知らせを配信しています。
もともと再振替のお知らせは紙で郵送するか生徒に渡していました。
未集金にならないように個人情報等に気を配りながらそれぞれの学校で試行錯誤を繰り返しながら再振替のお知らせを行っていましたが、それでも回収率としては70%〜80%程でした。
しかしtetoruになってからは保護者にきちんと伝わり、100％に近い割合で振替できるようになったという声も上がっています。

保護者にきちんと伝わり出したっていうことは、とても助かってます。

tetoruの欠席連絡を利用するようになってからは、
朝の職員室が静かになり効果を実感しています。

tetoruの利用方法については、市内の全職員に対し通信で案内をしたり、説明会を開催しました。

▼実際の通信※特別に共有いただきました。（ご協力いただき誠にありがとうございます。）

使い方に困っている場合などは、学校事務支援室まで問い合わせいただき、ご相談に応じています。なお、連絡配信や欠席連絡については、各学校で工夫しながら活用しています。
例えば、基本的に保護者の方々がスマートフォンで閲覧されることを考慮し、スマートフォンでも見やすい学級通信を配信している先生もいます。
欠席連絡の導入前は、朝の7時半から8時過ぎまで電話の対応に追われていました。
導入後は電話が激減し朝の職員室が静かな雰囲気になりました。
欠席状況も各職員のタブレットで共有でき連絡メモも不要です。また保護者にとっても時間を気にせずアプリで通知できるので便利に活用してくれています。

これからもtetoruの利便性を共有し働き方改革やペーパーレスの推進に寄与していきたいと考えています。

保護者連絡のデジタル化については、各学校の教頭先生や学校事務職員が率先して推進しています。学校事務職員の情報共有を目的とした「学校事務職員の共有会」や、教頭先生と学校事務職員が共同で情報交換する「合同共有会」などがあり、例えば、「うちの学校ではtetoruをこう使っています。とても便利ですよ」といった情報交換が教頭先生同士で行われ、口コミでtetoruの利用が拡がる事例もあります。
紙よりもデジタルの方が便利であることは理解しているものの、変革を進めるのは容易ではない学校もありますが、校長会や教頭会でtetoruの利便性が口コミで広がることで、「そんなに便利なら検討してみようかな」と考える学校も増えています。また、校長会では数値的な根拠に基づいたプレゼンテーションも行っています。

▼実際の校長会での説明資料（一部抜粋）※特別に共有いただきました。
（ご協力いただき誠にありがとうございます。）

準備中の学校もありますが四万十市内全校で導入されています。学校だよりや学級通信、給食だよりや案内文書を送ったり、部活やスクールバスの連絡にも活用されています。

通信等の配布にtetoruを活用することで、学校としては、紙やインクの節約、印刷や配布する手間の削減ができます。保護者としては、見抜かったりすることがなく紛失の心配がありません。行事案内については日程等をいつでも見返すことができます。その他にも、通信がすぐに読める。カラーで見やすいという意見もいただいています。

tetoruにフォームのURLをつけることで、アンケートの依頼もできます。学校にとっては、印刷や配布の手間がなくなり、集計の効率化が進みます。
保護者にとってはスマホなどでいつでも回答が可能で、紙に書いたものを提出するということも不要になります。

５月の実績から、児童数400名の学校でペーパーレスを進めた金額を出してみました。
全校への配信と学級への配信が合計9,800枚とすると、1か月で約29,400円のコストが浮いたことになります。このように、どこの学校でも、配当予算の大部分が用紙や印刷関係の経費に使われています。
このお金が環境整備や業務改善できる備品購入に変わると豊かな学校生活が広がってきそうです。

tetoruの活用事例として、欠席連絡の活用も効果的で、多くの学校で活用されています。学校としては、毎朝　電話対応に追われることが無くなります。またタブレットで欠席状況や欠席理由を確認することができるので、教室で欠席者の確認ができ、とても便利です。
また保護者としては、時間を気にせずに連絡できるとか、学校への連絡が簡単になり、連絡し忘れることが無くなったと喜んでもらっています。

欠席連絡の活用を「時間」に計算してみました。
欠席や遅刻や早退の連絡として、多い学校は1か月に173件の欠席連絡を受けています。欠席の電話で容体を確認したりすることで約2分費やすと見込んで計算すると、約5.7時間の時間が浮いたことになります。また、学校の日常の中で、タブレットが活用されることは校務のＩＣＴ化として進めたい部分でもあります。

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このように四万十市学校事務支援室では、これからもtetoruの利便性を共有し、実際に活用してもらうことで、働き方改革やペーパーレスの推進に寄与していきたいと考えております。