導入事例

自治体連絡機能で従来のメールシステムの課題を解決、年間数十万枚印刷物削減で学校負担軽減、プッシュ通知で保護者への情報到達率向上

※こちらの内容は取材時2024年11月のものです。

八幡市教育委員会
ご担当者 様

今回は、tetoruの「自治体連絡機能」をご活用いただいている京都府八幡市教育委員会の皆さまにお話をお伺いしました。自治体連絡機能を導入した目的や決め手、導入後の効果などについてお聞きしています。自治体連絡機能の導入を検討されている皆さまはぜひご覧ください。

従来のメールシステムの課題を解決し、効率的な情報伝達を実現。tetoruなら無料で始められる信頼性の高いサービス。

ーーまずはtetoruと自治体連絡機能の導入の目的やきっかけについてお伺いできますか。

以前から、保護者への連絡手段としてメールによる一斉配信を利用していました。しかし、ヒューマンエラーによる誤送信や、メールでの連絡が即時の連絡方法としての役目を果たさなくなる状況がみられるなど、様々な課題が指摘されていました。特に緊急時の休校連絡や注意喚起などで、「気付かなかった」という声が増えてきたことが大きな課題でした。

そのような課題を解決する視点で、メール配信に代わる新しい保護者連絡ツールを探していました。

 

ーー他社の連絡ツールもある中で、どのような点が決め手となってtetoruと自治体連絡機能を導入していただけたのでしょうか。

まずtetoruは学校と保護者間の連絡機能を無料で利用できる点が魅力でした。また、Classiが提供するサービスであるため、信頼性も高いと判断しました。教育委員会として保護者連絡ツールを導入するにあたり、学校支援システムとの連携機能を持つ他のツールも検討しましたが、シンプルな機能と総合的な費用面でtetoruの自治体連絡機能を活用することが最も適していると考え導入を決めました。

自治体連絡機能の活用で年間数十万枚の印刷物を削減。保護者からは好評の声、学校の配布負担も大幅に軽減。

ーー実際に自治体連絡機能をどのように活用されているのでしょうか。

教育委員会からの案内を、学校を介さずに直接保護者に送信できるようになりました。特に活用しているのは、市が主催・後援する小中学生向けイベント等の案内です。

以前は、各部署や主催団体が印刷したチラシを、学校に配布し、学校がそれを生徒に配るという手順を踏んでいました。今では、ボタン一つで全保護者に案内を送れるようになり、学校の負担軽減につながっていると考えています。

 ▽実際の配布資料

実際にtetoruで配布したチラシ

ーー導入後、どのような効果が見られましたか?

印刷物の配布作業がなくなったことで、学校の業務効率が向上しました。自治体連絡機能の活用ではありませんが、毎月全家庭分印刷・仕分けしていた学校だより等の配布物が、ボタン一つで配信できるようになり、印刷コストの削減にもつながっています。

また、保護者からも「子どもがプリントを持ち帰らなくても情報が確実に届くようになった」という声をいただいています。プッシュ通知機能により、多くの保護者が即座に情報を確認できるようになりました。

今後の展望:機能拡張と使いやすさのバランスを模索

ーー今後のtetoruの活用についてどのようにお考えでしょうか。

八幡市では、tetoruの導入により保護者からの欠席連絡、学校からの配信と双方にとってメリットのある活用が進められています。今後の機能の拡充については、教育現場で使うツールは多機能すぎると使いづらくなる懸念もあるため、今後の活用においてはシンプルさと機能性のバランスを慎重に検討していく方針です。今後もtetoruを効果的に活用し、さらなる市民サービスの向上に努めていきます。

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