導入事例

――現金集金からの脱却は具体的にどのような段取りで進められましたか？

定期的に近隣の学校事務職員が研修や交流を行っているのですが、もともとその場でも現金集金における課題感については話し合われていました。そのような中、隣町の事務職員の方から「tetoruの集金機能を活用した口座振替に移行する」という話を聞きました。

集金システムについては私たちの方でも色々と検討をしていたのですが、近隣の学校と同じツールを使うことで、情報共有や使い方の相談がしやすくなりそうだと感じ、それが導入の後押しになりました。

――他に導入の決め手となった点はありますか？

保護者連絡と集金機能が一体化している点です。広野小学校では保護者連絡ツールも同時に検討していて、色々な会社から説明を受けたり見積りを取ったりしたのですが、集金と一体型のツールだと費用が高く、その点tetoruは比較的安価に導入できる点も魅力でした。

もともと小学校と中学校でツールを揃えたいと考えていたので、tetoruにしたい旨を私たちから小中の管理職の先生や教育委員会に相談し、検討の結果、導入が決定しました。学校集金の適正化・トラブル防止のためであればと、導入費用は町が負担してくれることになりました。

――他の教職員や保護者からの反応はどうでしたか？

教職員や保護者からは特に不安や反対の声はありませんでした。十分な説明の機会を設けたことが奏功したのかと思います。管理職に対してtetoru導入を説明するために一部資料の作成はしましたが、その他は保護者への説明も含めてtetoru側であらかじめ用意されている資料で事足りました。特に、広野中学校の一部の保護者からは以前から口座振替を希望する声も聞かれていたので、とてもスムーズに導入を進めることができました。

（参考資料）PTA総会説明資料

――実際に導入してみて、どのような効果がありましたか？

tetoruを導入してから集金業務の効率が大幅に向上したと実感しています。以前は集金日から1週間以上、毎日半日は作業することが続いていましたが、今ではトータルで3時間程度に短縮されました。集金額の登録はCSVファイルで一括アップロードできるので5分もあれば終わりますし、振替結果の反映や振替不能時の保護者への通知はすべて自動で行われます。あとは振替結果をダウンロードして帳簿を作って…という作業のみになったので、他の業務に集中できる時間が増えました。

未納率も大きく改善されました。現金集金していたときは、集金日当日に現金を忘れてしまったり持ってこられなかったりした生徒が広野中学校では約半数に上っていました。さまざまな理由や事情が重なるケースもあり、どうしても集金日当日までに現金の準備をすることが難しい生徒も少なくなく、全員から回収できるまでに1～2週間ほど時間がかかっていました。

現金集金は私たち事務職員だけではなく、保護者の方々や生徒への負担も大きい事務作業でした。

それが、tetoruに移行した後は、集金日当日にほとんどのご家庭から回収できるようになりました。広野小学校ではもともと集金日当日に集まらないのは1割程度と多くはなかったのですが、tetoru導入後は引き落とし不能がほとんどなく、こちらも効果を実感しています。

――今後、tetoruの活用についてどのように考えていますか？

広野小学校の方では、集金だけではなくて学校からの連絡配信、保護者からの欠席連絡もtetoruに統一できていますが、広野中学校でもすべてのツールを統一し、保護者や教職員のさらなる負担軽減に繋げていきたいと考えています。

広野中学校では現在学校独自に用意したフォームを使って欠席連絡を受け付けています。tetoruでは今後欠席理由のカスタマイズができるようになる予定と聞いていますので、そちらが使えるようになればツールの統一も可能になるかと考えています。

小学校と中学校でツールの統一が可能になれば、お子さんが中学に上がっても保護者の方が利用するツールが変わらず、利便性向上を期待しています。