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新潟県妙高市教育委員会

県共同調達の校務支援システムC4thとの連携が決め手。保護者連絡と集金が一体化したtetoru導入で、「うっかり未納防止」を実現

※こちらの内容は取材時2025年7月のものです。

妙高市教育委員会
藤井様
妙高市立妙高高原中学校
事務主任浦野様

妙高市では2025年4月から集金機能を導入しました。本記事では、具体的な活用事例や実際に得られた効果について詳しく紹介します。

校務支援システムの入れ替えに伴い、新しい集金システム導入を検討―――児童生徒名簿の作成・転出入時の更新における手間やミス防止の観点から名簿自動連携可能なtetoru集金を導入

Q：tetoruの集金機能を導入された経緯を教えていただけますか？

―――（藤井様）新潟県は、教職員が県内どこの学校に異動してもスムーズに働ける環境づくりを推進するため、令和６年度、文部科学省の「次世代の校務デジタル化推進実証事業」の採択を受け、県と市町村の共同調達による校務支援システムの導入を実施しました。妙高市はシステムの切替時期にあわせて、令和７年度からの共同調達に参画し、「EDUCOMマネージャーC4th」の導入が決まったんです。妙高市内の小中学校ではもともと保護者連絡ツールとしてtetoruを利用していましたので、児童生徒名簿や欠席連絡情報を自動連携できるC4thの導入は、教職員の業務効率化に繋がるという期待がありました。

一方で、当時妙高市が利用していた校務支援システムの中には「預り金システム」が含まれていたのですが、C4thには集金機能がありませんでした。そこで、集金をどうしようかと考えていたところ、2025年4月からtetoruに集金機能が加わることを知り、導入を決めました。

Q：導入の決め手は何でしたか？

―――（藤井様）もともと市内の小中学校で使われていたのでサービスとしての使い勝手が良いことは分かっていましたが、何よりも「C4thから自動連携した児童生徒名簿をそのまま集金名簿にも活用できる点」が導入の決め手になりました。

校務支援はC4thを使い、保護者連絡はtetoru、集金は別のシステムを入れるという選択肢もありますが、その場合、C4thとtetoru間で名簿が自動連携できるにも関わらず、集金システムのほうには手動で名簿を作成したり、転出・転入に合わせて名簿の追加・削除などのメンテナンスが発生します。作業工数が増えるだけではなく、重要な集金業務においてミスが発生するリスクもあると考え、tetoruに決めました。

保護者に寄り添った丁寧なサポート＋スマホから登録できる利便性で、多くの学校で全保護者の口座登録が完了。学校が口座情報を管理する負担を軽減。

Q：以前の集金方法について、費目や回数などを教えてください。

―――（浦野様） 妙高高原中学校の例でお話しします。妙高市では給食費が無償化されているので、本校で集金しているのは学年費や学年積立費、PTA会費、生徒会費です。これらを、本校では年10回にわたって集めていました。

集金方法は口座振替で、以前利用していた預り金システムでは、万が一振替日に引き落としできなかった場合には自動で再振替を行う機能もありました。再振替でも引き落としできなかった場合には、現金で集金をしていました。初回の振替で引き落とし不能となるのが大体5～10件弱程度、再振替で概ね集金でき、現金集金となるのは数件でした。

Q：集金方法が変わることについて、保護者の方々の反応はいかがでしたか？

―――（浦野様）保護者への説明は教育委員会の担当者が行ってくれました。以前の集金方法に比べて保護者の負担する振替手数料が1回につき数十円上がってしまうので、その点については、集金回数を10回から6回に減らすことで、年間の保護者負担分が変わらないように工夫しました。保護者への説明の場では特に不安や反対の声はなかったようです。

―――（藤井様）一方で、ほとんどの方がオンラインでの口座登録が初めてということもあり、実際に登録が始まってみると、不安の声も一部聞かれはじめました。仕組みが分からないことからくる不安が大きかったようなので、その点をtetoruに相談したところ、保護者向けの登録用紙に、より詳しく口座登録の仕組みを追記してもらえることになりました。すると、その後は安心して登録してくれる保護者も増え、結果的に多くの学校で全保護者の登録が完了しました。登録には一部サポートが必要なご家庭もありましたが、金融機関窓口に出向く必要もなく、スマートフォンで振替手続きが完結できるようになったので、以前と比べて保護者の方々にとっても負担軽減になったと思っています。

―――（浦野様）保護者がtetoruを経由して口座登録することにより、自動的にtetoruに口座情報が反映されるため、学校側での登録ミスや個人情報紛失の恐れがなくなりました。登録と確認にかかっていた手間や時間も減るので、学校側の負担軽減にもなっています。

C4thの自動連携機能を活用し校務・保護者連絡・集金の名簿を一元管理。集金のステップに応じた保護者への自動通知で、高い徴収率をキープ

Q：実際に導入してみて、どうでしたか？

―――（浦野様） 何より、集金のお知らせと未納時のお知らせが保護者に自動で送られるようになったのは非常に大きかったです。特に未納時のお知らせは、以前は間違いがあってはいけないと細心の注意を払っていた部分なので、その業務が自動化されたのは本当に助かりました。これにより、未納通知作成の手間や精神的な負担が大幅に軽減されました。

また、以前の預り金システムにはあった再振替機能がなくなったことで未納が増えるのではと心配していましたが、今のところ未納は増えていません。むしろ、以前は年度初めに年間の集金計画を各ご家庭に配布するのみで、毎月○日に○○円引き落としますよ、というお知らせは出していなかったのですが、tetoruは毎回事前に自動通知が送られるので、「うっかり」残高不足になってしまうケースが減ったように感じています。

なお、未納になった場合の対応については、tetoruでは未納通知の文面を学校ごとに適宜編集できるので、本校では「○月○日までに以下の学校口座への振込か、現金でご持参ください」という文面にしています。その通知を受け取った保護者の方が、きちんと振込か持参かで対応してくれているので、再振替機能がなくても概ね期日までに集金できています。

それにはtetoruの未読・既読確認機能も役立っており、未納通知が送られてから3日経っても既読にならない保護者には電話で確認する、という運用をしています。以前は未納のお手紙をお子さんに持たせても、「きちんと保護者の手に渡ったのか分からない」といった不安があったり、保護者の方から「お手紙をなくしてしまった」と言われることもあったりしたのですが、アプリで直接保護者に通知が届くため、そのような問題もなくなりました。

Q：今後、tetoruの活用についてどのように考えていますか？

―――（浦野様）以前使っていた預り金システムでは、自動通知機能などがなかった半面、システムに登録した集金計画によりシステム内で毎月の振替登録データの作成や金額調整ができ、管理に必要な各種帳簿等が出力できる点が便利でした。現状のtetoruでは保護者の口座登録やお知らせの自動通知、引き落とし、消し込み、未納対応などはすでにできているので、今後はC4th側で持っている児童生徒情報（きょうだい情報など）を活用しながら、tetoruで預り金集金に係るデータの管理が完結できるようになると便利だと感じています。

まずは近日中に費目名の設定ができるようになると聞いていますので（※リリース済み）、今後さらに効率化されることで教員や事務職員の負担軽減に繋がることを期待しています。

―――（藤井様）tetoruは、先ほど申し上げた通りC4thから自動連携した児童生徒名簿をそのまま集金名簿に使えること、そして何より連絡機能と一体になっているという点が強みだと思っています。私自身、市の徴収業務を担当していたこともあるので、徴収のお知らせや未納のお知らせを作成したり、間違いのないよう封入したりという業務がとても大変であることは理解しています。tetoruでは口座振替だけではなく、その前後の保護者への事前通知・未納通知まで自動化されているので、工数や精神的な負担なく、高い徴収率をキープできる仕組みになっていると感じています。教育委員会としても、引き続き各学校におけるシステムの活用支援をサポートしていきたいと思います。