導入事例

――現状の課題を受けて、tetoruの導入はどのように決められたのでしょうか？

昨年（2024年）の11月頃からツール導入の検討を始め、そのタイミングでtetoruに集金機能ができることを知ったため、オンラインでの説明を希望しました。他にも3社ほど比較検討しましたが、tetoruを選んだ最大の理由は、所沢市内の小学校ですでにtetoruが導入されており、保護者のアプリインストール率が非常に高かったことです。これであればインストールの声がけから始める必要はないですし、保護者の方も普段使っているアプリなので使いやすいだろうと思いました。また、他社のシステムは、欲しい機能以上に多くの機能が付いていたり、その分費用が高額だったりする点が課題でした。その点tetoruは必要な機能に絞られており、コストを安く抑えられることも決め手になりました。

導入はまず、8施設のうち定員が多い4施設で2025年4月から開始し、今では残りの4施設も含めた全施設でtetoruを活用しています。

保護者への夏休み風景のお知らせ配布（プライバシー保護のため、一部画像を加工しています。）

――導入後、具体的にどのような場面でtetoruを活用されていますか？

毎日の欠席連絡、毎月の利用料の集金、あとは、今までできなかった画像やPDF送信も活用しながら、保護者の方に以下のようなご連絡を配信しています。

• 保育の様子: PDFで保育の様子を写真付きで保護者に配信しています。以前はコスト面から白黒印刷でプリント配布していましたが、カラーで配信できるようになったため、子どもたちの表情や様子が保護者に伝わりやすくなりました。また、保育の様子を撮影した動画のURLを貼り付けることで、保護者はそのままスマホで動画を閲覧することができるようになったことも好評でした。
• 行政からの配布物: 市の青少年課から保護者への配布を依頼されたプリントも、そのままPDFデータで送信でき、印刷の手間と費用が不要になりました。
• 緊急連絡: 台風などの天候不良時の施設の開設状況や、予定変更などを一斉配信で速やかに共有しています。
• 個別連絡: お弁当を忘れた子や、お休み連絡がなかったご家庭などへは、個別連絡機能を利用して個々にメッセージを送っています。
   

施設職員から保護者への落とし物のご連絡

――導入効果としてはいかがですか？

保護者、職員双方から、「欠席連絡が楽になった」という声をもらっています。tetoruでは、当日だけではなく何日も先の欠席連絡を登録することができるので、保護者の方も予め分かっている欠席などは気が付いたタイミングで登録しておくことができます。コメントも登録できるので、職員がわざわざ電話をかけなくても状況が把握できるようになり、コミュニケーションがスムーズになりました。また、職員が小学校にお迎えに行ったタイミングで入れ違いで欠席連絡があった場合も、スマホを持っていれば出先でもweb上で欠席連絡が確認できるので、職員同士で電話でやりとりをし合うこともなくなり、大変楽になりました。

もう一つ、職員目線からすると、連絡配信したものの既読確認ができるのも助かっています。申込期限があるものなどは、未読の保護者を確認して個別に連絡を入れるなど、円滑に業務を進める手助けになっています。

保護者への連絡配信履歴で既読確認が行えます

――集金についてはどうですか？

集金業務も大きく改善されました。保護者への請求通知は、引き落とし日や金額だけではなく、利用料や延長料金、おやつ代などの費目ごとの内訳も自動でアプリに届くため、元々の目的であったペーパーレス化を実現できました。振替不能時の通知も保護者に自動で届くので、督促状を作成したり封入したりする負担がなく、何も作業しなくていいのかと不安になるくらいです（笑）。保護者の口座登録についても、施設側で用紙を回収したり口座情報を打ち込んだりする必要がなくなったので、ただでさえ忙しい年度当初の業務負担軽減に繋がっています。

――今後、tetoruの活用についてどのように考えていますか？

tetoruによって連絡業務や事務作業の負担が大幅に軽減された分、子どもたちに対して今後どのような取り組みをしていくとよさそうか、といった話し合いに多く時間が割けるようになりました。保育教材の準備にも十分時間がとれるようになり、本来の業務に集中できています。これからも業務の効率化を通じて、子どもたちがより楽しめる環境を整えていきたいと思います。